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NAVICUSのDX ・・・ 社内ポータルを移行しました！

株式会社NAVICUS

NAVICUSは、昨年の7月からDXに着手しています。
NAVICUSってIT系じゃないの！？
フルリモートワークなのに、DXを今からやるってどういうこと！？
そう思われるかもしれません。
リモートワークでは、働く環境をより良くしていく取り組みは重要なので、環境整備は永遠の課題。このnoteではその一部をご紹介します。

当時のNAVICUS の状況

NAVICUSはありがたいことに急拡大のフェーズにいました。

  • 出来て約3年

  • 社員数倍増 (2021年に20人→40人弱）

  • 案件数も急増（！！）

  • 情報のやりとりはGoogleDriveとSlackが主流。

  • 情報が点在し、探すのが大変になってきた。

  • 検索しても古い情報と新しい情報が両方出てくるので、区別する必要が出てきた。

  • Slackのスレをたどって情報を探すのが大変になってきた。

  • 社内ポータル自体はあるものの、活用されていなかった。
    全社レベルで最終更新が1週間前・・・仕事は回っているのにポータルは使ってないの？仕事では使ってないってこと？それって意味あるの？

この状況を言い換えると、「自分ひとりで仕事をするには困らないが、チームワークや引き継ぎを意識した時、自分以外の人に伝わらない」状況だったのです。

それまでは社員も少なく、それぞれの個のスキルの高さや、NAVICUSならではの社員同士の仲の良さでカバーしていました。
人数が増え、これからも増える見通しのこれからは、いろんなバックグラウンドをもつ人が仲間になる。
どんな人でも正しく情報にたどり着いて、同じ解釈ができる必要がある。
仕事のための仕事や、仕組みのせいで起こる事故をなくしたい。
そして、NAVICUSメンバーたちのステキな能力をもっと活かしたい！
ということで、着手しました。

社内ポータルの移行、しました。

  • 社内ポータル環境の移行
    新しいツールはAtlassianのConfluenceになりました。
    選定理由は、自分だけでなく、数人の社員が利用経験があり、社内でサポート出来る環境が作れることでした。

  • 社内サポート体制づくり
    利用経験がある社員や、マネジャーが利用ルールについて検討し、使用の呼びかけと使用講習会・社内サポートを行いました。

  • トライアル実施
    中心になりそうなメンバーとトライアルを行い、大まかな構成やルールを取りまとめて社内展開しました。

  • 小姑on Slack
    導入後は、Slackで投下された情報に対して「それ、コンフルにも書いてくれない〜？」とこまめにお願いして、小姑のように情報集約を促していきました。

NAVICUSならではの悩みどころと工夫

NAVICUSの働き方の特徴として、お客様や外部パートナーとのリモートでのコラボレーションを日常的に行なっているため、工夫が必要な場面もありました。

例えば、外部の方とコラボレーションするにはドライブがとても便利。
そのため、コンフルには全ての情報を移行させる必要は無いというルールにして、ポータルはDrive上に点在しているファイルたちのインデックスの役目でOKということにしました。
現在はお客様に提出するドキュメントの下書きやメモにコンフルを使うメンバーも増え、とりあえずコンフルの検索窓にキーワードを入れれば欲しい情報が見つかる状態が整いつつあります。

実際、どうして移行を決められたか

実際に社内向けに作った資料

入社早々、使いづらそうな社内の情報共有の環境に着目し、このようなステップで進めていきました。

  • 社内の状況を観察＆分析

  • 社長やマネジャーのみなさんに相談、根回し

  • 社内のみんなにプレゼン

移行してどうなった？

情報の鮮度
BEFORE：最新更新は5日前
AFTER：毎日更新（最終更新は常に数分〜数時間前）

議事録の共有
BEFORE：Slackに長文の議事録がドーンと投下される
AFTER：会議の前や最初にその日の議事録のページが共有され、リアルタイム更新される。

情報の検索性
BEFORE：Slackで過去のトピックを探さなければいけない。
AFTER：コンフルで検索したら最新・確定情報に当たりやすくなった
更に、検索すると誰かが個人的に調べてメモってくれた情報に当たる。あとはその人に聞けば時短＆学びが大きい。

NAVICUS、まだまだ成長中！

DXの話題ひとつとっても、まだまだ良くしていけるポイントはたくさんあります。
NAVICUSがよりよくやっていくための、NAVICUSに合った環境づくりはこれからも続きます。

一緒になってNAVICUSを成長させていくメンバー、まだまだ募集しています！


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